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Es fundamental resaltar nuestro compromiso con la mejora continua. En 2023, actualizamos nuestro Modelo de Estructura de Condiciones Técnicas, Modelos de Bases Administrativas Estandarizar y el procedimiento de Gestión del Plan Anual de Contrataciones. GRI 2-6
Estas actualizaciones fueron comunicadas a todos los niveles de la empresa, y establecieron la inclusión obligatoria de las siguientes cláusulas en los contratos:
Con el fin de satisfacer las necesidades de las distintas dependencias de la empresa, formalizamos la celebración de contratos a través de órdenes de trabajo a terceros, contratos literales, órdenes de compra y contratos marco; así como fortalecimos nuestras relaciones con proveedores mediante la celebración de contratos de hasta tres años o, de manera excepcional, con plazos superiores, de acuerdo con las necesidades operacionales de la empresa.
Además, avanzamos en la modernización de los procesos de compra mediante la implementación de propuestas electrónicas, lo que no solo ha transparentado nuestros procesos, sino que, además, ha favorecido la optimización de recursos y el fomento de mayor participación de los postores.
Durante el 2023, Petroperú continúa definiendo sus modalidades de contratación en función a sus niveles de riesgo/complejidad e impacto financiero, lo cual permite evaluar la importancia estratégica de los bienes, servicios y obras que contrata Petroperú con los proveedores.
El resultado en el 2023 se muestra a continuación:
Procesos de contratación según impacto financiero y complejidad del requerimiento GRI 2-6
| Complejidad del Requerimiento | Refinería Talara | Oleoducto | Refinería Iquitos | Refinería Conchán | OFP (oficina principal) | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Estratégico | 13 | 10 | 1 | 7 | 18 | 49 |
| Apalancado | 3 | 8 | 6 | 7 | 14 | 38 |
| Crítico | 111 | 43 | 6 | 13 | 171 | 344 |
| Rutinario | 43 | 80 | 41 | 28 | 172 | 364 |
De acuerdo con lo anterior, del total de productos y servicios contratados, 45.8% son de tipo “Rutinario”, es decir, de bajo impacto financiero y amplia oferta en el mercado (baja complejidad). Asimismo, 43.3% son de tipo “Crítico”, o que tienen bajo impacto financiero, pero pocas alternativas de productos y proveedores en el mercado (alta complejidad). Ambos se concentran principalmente en nuestra Oficina Principal (OFP) y Refinería Talara (62%). Los productos y servicios contratados de tipo “Estratégico” y “Apalancado” representan 6,2% y 4,8% respectivamente. Los primeros, se refieren aquellos productos y servicios de alto impacto en los resultados financieros y alta complejidad en la cadena de suministro. En tanto que, los de tipo “Apalancado”, representan un alto impacto financiero y baja complejidad.
De otra parte, participamos activamente en la difusión de políticas enfocadas en la protección del ambiente, salud y calidad de vida. En este marco, incorporamos en nuestras bases administrativas la política vigente de Gestión Integrada de la Calidad, Ambiente, Seguridad de Procesos, Seguridad y Salud en el Trabajo, y solicitamos a los proveedores que suscriban una declaración jurada comprometiéndose a cumplir con los lineamientos de esta política.
Nuestro Reglamento de Contrataciones establece el principio de sostenibilidad aplicado a la Gestión de Compras.
Esta información se almacena en nuestra Base de Datos de Proveedores Calificados (BDCP), donde los postores son precalificados y evaluados según los principios de sostenibilidad, con un enfoque particular en aspectos ambientales y sociales. Realizamos esta evaluación mediante un sistema diferenciado de criterios, escalas y calificaciones, las cuales incluyen criterios administrativos, experiencia, situación financiera, obligaciones legales, especialización, gestión comercial, instalaciones y organización. Además, la base incluye información sobre la gestión social, ambiental y de gobernanza de los proveedores.
Para facilitar el acceso a los postores y reducir el uso de papel, continuamos con la utilización del Portal de Convocatorias SUPLOS[1], donde los proveedores pueden presentar sus propuestas técnicas y económicas.
En 2023, firmamos un nuevo contrato con ACHILLES para la administración de la Base de Datos de Proveedores Calificados de Petroperú (BDPC). Este acuerdo resulta más ventajoso para la Empresa, dado que se logró un costo cero de la plataforma por un periodo de dos años.
Es importante mencionar que, todos los proveedores que deseen participar en los procedimientos de Petroperú deben estar inscritos y tener el estado de “Registrado” en la BDPC, de acuerdo con el Reglamento de Contrataciones de la Empresa.
En 2023, se inscribieron 1,923 proveedores y 1,277 fueron registrados en la Base de Datos de Proveedores Calificados de Petroperú. Para participar en los procedimientos de Petroperú, todos los proveedores deben estar inscritos y tener el estado de «registrado» en la Base de Datos de Proveedores Calificados (BDPC), tal como establece el Reglamento de Contrataciones de la empresa. Es importante destacar que, una vez completado el proceso de inscripción y con el estado de REGISTRADO, se les emitirá un certificado de inscripción en la BDPC.
De los proveedores registrados, el 70.93% son nacionales y el 29.07% internacionales. Además, es relevante señalar que las 1,277 empresas registradas fueron evaluadas a través de cuestionarios en formato de declaración jurada, los cuales abordaron aspectos relacionados con los impactos sociales, incluida la integridad y la lucha contra la corrupción.
Asimismo, respecto al valor económico distribuido a Proveedores de crudo y productos, fundamentales para mantener la continuidad de nuestras operaciones y asegurar el abastecimiento de combustible en el mercado interno, el 21% (784,424.69 M US$) corresponde a Proveedores nacionales. GRI 204-1
A continuación, presentamos, la cantidad de proveedores según ubicación. GRI 2-6
A continuación, presentamos el comparativo del registro de proveedores durante los últimos tres años:
Comparativo registro de proveedores (2021-2023)
| Proveedores | 2021 | 2022 | 2023 |
|---|---|---|---|
| Empresas registradas en nuestra BDPC | 1 128 | 1 205 | 1 277 |
| Proveedores nacionales | 91.1 % | 91.8 % | 92.6 % |
| Proveedores internacionales | 8.9 % | 8.2 % | 7.4 % |
Los proveedores registrados en nuestra BDPC son monitoreados mediante listas restrictivas para prevenir la firma de contratos con aquellos implicados en delitos de lavado de activos o financiamiento del terrorismo. Este proceso es fundamental para evitar cualquier asociación con proveedores que puedan representar riesgos legales o éticos para la Empresa.
Para facilitar este control, utilizamos la plataforma Inspektor, que nos permite consultar y verificar las listas restrictivas, vinculantes, inhibitorias, condicionantes, informativas y de Personas Expuestas Políticamente (PEPs). Además, realizamos verificaciones del estatus de nuestra BDCP en tres momentos clave: al recibir una oferta, al adjudicar la Buena Pro y al firmar el contrato. GRI 2-6, GRI 2-29
Anualmente, efectuamos auditorías para garantizar el cumplimiento de nuestros procedimientos. Los administradores de contratos evalúan el desempeño de los proveedores en función de tres factores estratégicos: económicos, ambientales y relacionales. Si un proveedor recibe una puntuación negativa, dicha evaluación se registra en la plataforma ACHILLES. Al respecto, nos enorgullece informar que, en 2023, no se registraron incidencias negativas como resultado de estas evaluaciones.
La evaluación de proveedores nos permite establecer acciones para la gestión efectiva de las expectativas de los actores críticos y mitigar los riesgos sociales de cada operación.
[1] Link de acceso al portal: https://proveedorespetroperu.suplos.com/.
