Durante el 2022, continuamos realizando actividades orientadas a optimizar el proceso de gestión de compras, tales como la actualización de procedimientos logísticos, entre los que podemos destacar las siguientes: procesos por competencia y adjudicación selectiva, contrataciones no sujetas al reglamento, formulación y gestión de requerimientos, adjudicación abreviada.
Participamos activamente en la difusión de políticas enfocadas en la protección del ambiente, salud y calidad de vida. En nuestras bases administrativas, incluimos la nueva Política de Gestión Integrada de la Calidad, Ambiente, Seguridad de Procesos, Seguridad y Salud en el Trabajo y contamos con un Reglamento de Contrataciones que establece el principio de sostenibilidad aplicado a la gestión de compras. Asimismo, solicitamos a los proveedores la suscripción de una declaración jurada de compromiso de observar lo establecido en la política indicada.
En el marco ambiental, continuamos con el uso del Portal de Convocatorias SUPLOS (https://proveedorespetroperu.suplos.com/), donde los proveedores pueden presentar sus propuestas técnicas y económicas. De esta forma, no solo propiciamos mayor acceso a los postores, sino que reducimos el uso de papel en la presentación de sus postulaciones.
Cabe destacar que, a fin de precalificar a nuestros proveedores y evaluar el nivel en que se rigen bajo principios de sostenibilidad, tanto en el eje social como ambiental, en nuestra Base de Datos de Proveedores Calificados (BDCP) hacemos uso de un cuestionario con carácter de declaración jurada, además de ingresarse la información sobre su gestión social, ambiental y de gobernanza.
Planteamos como meta incrementar el número de proveedores en nuestra BDCP, con el objetivo de mantener la calidad de la gestión de la BDCP y reducir los costos de registro en la BDCP para los proveedores. Para ello, consideramos como indicadores el incremento de proveedores y la reducción de costos de suscripción de proveedores.
Los resultados obtenidos a partir de las evaluaciones realizadas a las 1205 empresas registradas en nuestra BDCP son relevantes para establecer acciones necesarias para gestionar las expectativas de los actores críticos y mitigar los riesgos sociales de cada operación. Asimismo, realizamos una evaluación de desempeño a nuestros contratistas en distintos factores, de los cuales, de lo reportado por los administradores de contrato respecto al factor de economía, ambiente y persona, en el año 2022 se obtuvo un 0% de incidencias negativas.
Con relación a los procesos de contratación durante el 2022 se obtuvo el siguiente resultado en la matriz estratégica de compras inicial, en función al impacto financiero y el riesgo/complejidad del requerimiento:
| Cuadrante Kraljic | Ref. Conchán | Ref. Iquitos | Oleoducto | OFP | Refinería Talara | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Estratégico | 12 | 1 | 5 | 20 | 23 | 61 |
| Apalancado | 2 | 5 | 12 | 10 | 4 | 33 |
| Crítico | 35 | 2 | 74 | 193 | 85 | 389 |
| Rutinario | 23 | 27 | 71 | 147 | 25 | 293 |
Fuente: Gerencia Dpto. Logística.
Para atender los requerimientos de las distintas dependencias de la empresa durante el 2022, formalizamos la celebración de contrato, ya sea mediante órdenes de trabajo a terceros, órdenes de compra, contratos literales y contratos marco.
Cabe destacar que, por la normativa que rigen nuestras contrataciones, mantenemos la libre competencia y transparencia a través de los procesos de selección conforme a las modalidades de contratación, además de permitir contar con contratos de hasta tres años o de manera excepcional mayores al mismo, según las necesidades operativas de la empresa, lo cual permite afianzar las relaciones con los proveedores, optimizar la planificación, generar ahorros y reducir trámites administrativos.
En este marco, en 2022, actualizamos el procedimiento de la BDCP, en la que se incluye el formato de evaluación de desempeño de proveedores, lo cual permite adoptar medidas respecto a las evaluaciones de proveedores que obtengan un puntaje negativo. Asimismo, trabajamos en la actualización de las condiciones técnicas del Servicio de Administración de la BDCP.
Es preciso destacar que anualmente nuestra empresa efectúa distintas auditorías como financieras y debida diligencia forense, a fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos. Los administradores de los contratos realizan la evaluación de desempeño a los proveedores, la cual es cargada en la plataforma Achilles (BDPC), en caso dicho proveedor tenga un puntaje negativo en su evaluación.
Los proveedores registrados en nuestra BDCP son monitoreados en las listas restrictivas, a fin de prevenir cualquier vinculación con proveedores con delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Además, con base en la actualización de las Condiciones Técnicas del Servicio de Administración de nuestra BDCP, identificamos oportunidades de mejora para la futura administración de la BDCP, que va a permitir gestionar la contratación para el siguiente periodo, tales como el monitoreo mensual a los proveedores registrados en la BDCP, verificación de proveedores inhabilitados en el OSCE y la disminución de precios para registrarse como proveedores, entre otros.
A partir de estas acciones, en 2022 no realizamos contrataciones con ningún proveedor que se haya encontrado en la lista restrictiva. Además, realizamos la verificación del registro de los proveedores en la BDCP en la fecha de presentación de oferta, otorgamiento de Buena Pro y a la firma del contrato. En adición a ello, en dicho periodo, continuamos haciendo uso de la plataforma Inspektor, la cual permite consultar y verificar las listas restrictivas, vinculantes, inhibitorias o condicionantes, informativas y de PEPs.
Cabe resaltar que en el proceso de registro de proveedores incluimos la nueva Política de Gestión Integrada de la Calidad Ambiente, Seguridad de Procesos, Seguridad y Salud en el Trabajo, y contamos con un Reglamento de Contrataciones que establece el principio de sostenibilidad aplicado en la gestión de compras. Asimismo, solicitamos a los proveedores la suscripción de una declaración jurada de compromiso de observar lo establecido en la política indicada.
En 2022, incrementaron los proveedores registrados en la BCDP en 6.4%, respecto al 2021. Cabe destacar que, en las auditorías realizadas en dicho periodo, no recibimos observaciones sobre nuestros proveedores.
| Proveedores | 2021 | 2022 |
|---|---|---|
| Empresas registradas en nuestra BDCP | 1128 | 1205 |
| Proveedores nacionales | 91.1% | 91.8% |
| Proveedores internacionales | 8.9% | 8.2% |
Fuente: Gerencia Dpto. Logística.
Mas información sobre convocatorias e información a proveedores https://petroperu.com.pe/proveedores/informacion-general/
